informations générales
Paris
Au sein de la Direction des Formations et de la Vie Étudiante de la faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université.
Mission :
Le/La responsable administratif-ve et financier -e du service de formation continue est sous l'autorité hiérarchique du/de la responsable du service.
Il/Elle assure la coordination et la gestion du service : administrative, financière, de ressources humaines, d'hygiène et sécurité, et de logistique.
Il/Elle travaille en lien étroit avec la direction des finances et des achats, l'agence comptable, la direction logistique et maintenance, la direction des ressources humaines et les autres poles de la direction des formations et de la vie étudiante de la FSI.
Activités principales :
- Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion des personnels du service.
- Élaborer, préparer et contrôler les actes de gestion et prévenir le contentieux
- Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés par sa hiérarchie.
- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
Gestion financière et RH :
- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution.
- Suivre et analyser les dépenses en contrôlant l'application des règles et procédures financières, comptables et administratives applicables en matière d'achat et les procédures d'appel d'offre, ainsi que la bonne utilisation des fonds de la formation professionnelle continue).
- Suivre le processus de facturation et veiller à l'enregistrement des recettes en flux continu.
- Tenir la comptabilité sous ses différents aspects et veiller à l'organisation et au classement des justificatifs des opérations comptables et financières,
- Gestion RH : référent RH du service.
- Suivre les états de service faits des intervenants (chargés de cours, vacataires, enseignants titulaires.).
- Conseiller les responsables de formations en matière financière en leur apportant le détail des recettes et dépenses enregistrées sur les lignes de formation.
- Préparer et suivre les opérations de virements et de transferts de crédits (reversements).
Gestion administrative :
- Contribuer au développement des partenariats.
- Rédiger les conventions de partenariat.
- Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes.
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi.
- Produire des bilans et des statistiques nécessaires à la préparation des enquêtes des tutelles (BPF, enquête 6.).
- Préparer les états financiers et administratifs requis pour le versement de subventions ou de fonds institutionnels (dans le cadre de convention de partenariat et/ou de subvention du CRIF poru le DAEU par exemple).
Logistique :
- Coordonner les aspects logistiques de la structure.
Encadrement :
- Organiser, encadrer les activités et opérations des équipes en charge des opérations budgétaires, comptables et RH
Autres activités :
- Assurer le rôle d'interface avec les différentes structures administratives de l'université : Direction des Ressources Humaines, Direction des Finances et Achats, Agence Comptable, Service Juridique.
- Piloter et/ou participer aux groupes de travail : comptabilité analytique, tarification, interface FCA manager / SIFAC, .
- Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité déployée au sein du service
- Suivre l'évolution de la réglementation.
Conduite de projets : Oui
Encadrement : Oui
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMission :
Le/La responsable administratif-ve et financier -e du service de formation continue est sous l'autorité hiérarchique du/de la responsable du service.
Il/Elle assure la coordination et la gestion du service : administrative, financière, de ressources humaines, d'hygiène et sécurité, et de logistique.
Il/Elle travaille en lien étroit avec la direction des finances et des achats, l'agence comptable, la direction logistique et maintenance, la direction des ressources humaines et les autres poles de la direction des formations et de la vie étudiante de la FSI.
Activités principales :
- Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion des personnels du service.
- Élaborer, préparer et contrôler les actes de gestion et prévenir le contentieux
- Mettre en œuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés par sa hiérarchie.
- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
Gestion financière et RH :
- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution.
- Suivre et analyser les dépenses en contrôlant l'application des règles et procédures financières, comptables et administratives applicables en matière d'achat et les procédures d'appel d'offre, ainsi que la bonne utilisation des fonds de la formation professionnelle continue).
- Suivre le processus de facturation et veiller à l'enregistrement des recettes en flux continu.
- Tenir la comptabilité sous ses différents aspects et veiller à l'organisation et au classement des justificatifs des opérations comptables et financières,
- Gestion RH : référent RH du service.
- Suivre les états de service faits des intervenants (chargés de cours, vacataires, enseignants titulaires.).
- Conseiller les responsables de formations en matière financière en leur apportant le détail des recettes et dépenses enregistrées sur les lignes de formation.
- Préparer et suivre les opérations de virements et de transferts de crédits (reversements).
Gestion administrative :
- Contribuer au développement des partenariats.
- Rédiger les conventions de partenariat.
- Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes.
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi.
- Produire des bilans et des statistiques nécessaires à la préparation des enquêtes des tutelles (BPF, enquête 6.).
- Préparer les états financiers et administratifs requis pour le versement de subventions ou de fonds institutionnels (dans le cadre de convention de partenariat et/ou de subvention du CRIF poru le DAEU par exemple).
Logistique :
- Coordonner les aspects logistiques de la structure.
Encadrement :
- Organiser, encadrer les activités et opérations des équipes en charge des opérations budgétaires, comptables et RH
Autres activités :
- Assurer le rôle d'interface avec les différentes structures administratives de l'université : Direction des Ressources Humaines, Direction des Finances et Achats, Agence Comptable, Service Juridique.
- Piloter et/ou participer aux groupes de travail : comptabilité analytique, tarification, interface FCA manager / SIFAC, .
- Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité déployée au sein du service
- Suivre l'évolution de la réglementation.
Conduite de projets : Oui
Encadrement : Oui
